Jak ograniczyć koszty księgowości?

Każde przedsiębiorstwo w Polsce zobligowane jest do prowadzenia księgowości – czy to uproszczonej, czy też pełnej. Nie inaczej jest w przypadku firm z branży motoryzacyjnej.

W większości przypadków prowadzenie księgowości jest zlecane zewnętrznym biurom rachunkowym. Co miesiąc firmy dostarczają setki dokumentów sprzedaży, zakupu, dokumenty magazynowe, przelewy itp. w formie papierowej do biura rachunkowego w celu ich ewidencji, a biura przygotowują comiesięczne obligatoryjne sprawozdania w formie deklaracji VAT, PIT, CIT, JPK itp.

Wiąże to się, rzecz jasna, z kosztami, które firma musi co miesiąc ponosić. Koszty te wahają się od 500 zł netto za książkę przychodów i rozchodów, do ponad 2000 zł netto za pełną księgowość. Oczywiście koszty uzależnione są od liczby dokumentów, pracowników, rodzaju prowadzenia działalności itp.

Na rynku pojawiły się nowoczesne biura wyposażone w usprawniające wymianę informację z klientami rozwiązania informatyczne, m.in. poprzez wdrożenie systemów OCR, pobieranie dokumentów i wyciągów w formie elektronicznej. Obowiązki związane z rachunkowością wymagają skrupulatności i skupienia – automatyzacja ogranicza ryzyko pomyłek.

Na przełomie sierpnia i września firma Integra przeprowadziliła analizę kosztów prowadzenia usług księgowych w kilku miastach: Gdańsku, Katowicach, Koszalinie, Poznaniu, Warszawie i Wrocławiu. Jedynie 30% z analizowanych biur jest w stanie przyjmować dane w formie elektronicznej. Pozostała cześć takich usług nie oferuje, choć wiążą się one nie tylko z dużymi korzyściami dla biura, ale równoczesnie obniżają koszty prowadzenia księgowości w zlecającej je firmie.

W przypadku prowadzenia książki przychodów i rozchodów dla opcji dostarczania dokumentów w formie papierowej koszty standardowe (bez kosztów obsługi pracowników) wahały się miesięcznie od 450 zł do powyżej 1500 zł netto w zależności od miasta. Wzorcowa firma, dla której prowadzono badania, generuje średnio ok. 130 dokumentów sprzedaży i zakupu. W przypadku dostarczania dokumentów w formie elektronicznej koszty prowadzania księgowości spadały od 30% do nawet 70% i oscylowały w przedziale od 300 zł do 462 zł netto miesięcznie. Roczne oszczędności dla firmy zlecajacej prowadzenie książki przychodów i rozchodów wahają się od 1800 zł do prawie 12 500 zł netto.

W przypadku prowadzenia pełnej księgowości, oszczędności są znacznie większe. I tak w przypadku prowadzenia pełnej księgowości dla opcji dostarczania dokumentów w formie papierowej koszty standardowe (bez kosztów obsługi pracowników) wahały się miesięcznie od 1500 zł do nawet 6000 zł netto w zależności od miasta. Wzorcowa firma, dla której prowadziliśmy badania generuje średnio ok. 600 dokumentów sprzedaży i zakupu. W przypadku dostarczania dokumentów w formie elektronicznej wraz z wyciągami w formie elektronicznej koszty prowadzania księgowości spadały od 30% do nawet 50% i oscylowały w przedziale od 1050 zł do maksymalnie 3000 zł netto miesięcznie. Roczne oszczędności dla firmy zlecającej obsługę pełnej księgowości wahają się od 5 400 zł do prawie 36 000 zł netto.

Aby obniżyć koszty prowadzenia księgowości, przedsiębiorca powinien:

po pierwsze – współpracować z biurem, które ma tego typu usługi w swojej ofercie i może przyjmować dokumenty w formie elektronicznej,
po drugie – dysponować oprogramowaniem umożliwiającym eksport dokumentów w akceptowanym przez system księgowy formacie.

Oprogramowanie powinno współpracować z najpopularniejszymi programami księgowymi wykorzystywanymi w Polsce, m.in.: Comarch Optima, InsERT Rachmistrz GT, InsERT Rewizor GT, Sage Symfonia.

Integra Software Sp. z o.o. oferuje rozwiązania dla branż technicznych głównie związanych z motoryzacją. Obecnie na rynku krajowym i zagranicznym (Czechy, Niemcy, Słowacja, Ukraina) funkcjonuje ponad 150 000 licencji oprogramowania tej marki. Interfejsy systemu pozwalają eksportować dane do programów finansowo-księgowych zarówno w przypadku KPiR, jak również pełnej księgowości.